Grupy zakupowe – w poszukiwaniu efektywności.

W ramach Europejskiego Kongresu Samorządów ONLINE odbyły się warsztaty zatytułowane: Grupy Zakupowe. W poszukiwaniu efektywności. Prowadzone przez ekspert z Górnośląsko-Zagłębiowskiej Metropolii, panią Dyrektor Departamentu Projektów i Inwestycji Karolinę Muchę – Kuś.  Dotyczyły tworzenia grup zakupowych oraz korzyści, jakie daje ten właśnie model współpracy.

Grupa zakupowa to zrzeszenie podmiotów, które agregując swój popyt dokonują zakupu za pośrednictwem jednej organizacji, w celu osiągnięcia efektu skali, silniejszej pozycji rynkowej oraz uzyskania lepszych warunków handlowych. Funkcjonowanie grup zakupowych oparte jest na mechanizmie uzyskiwania lepszych cen, przy większych wolumenach, co stanowi istotną wartość dodaną wszystkim ich uczestnikom.

Warsztaty otworzył Przewodniczący Zarządu GZM Kazimierz Karolczak. Przedstawił po krótce charakterystykę GZM oraz jej cele – poszukiwanie synergii i możliwości szerokiej współpracy pomiędzy jednostkami samorządu terytorialnego. Stwierdził, że Grupa Zakupowa Energii Elektrycznej, skupiająca członków GZM, stanowi doskonały przykład, jak korzystnym jest efekt synergii. A efekty współpracy są łatwo namierzalne i wymierne.

Dyrektor Mucha – Kuś zauważyła, że skala Grupy Zakupowej tworzonej przez Górnośląsko-Zagłębiowską Metropolię wynika z jej potencjału – skupia w sobie 41 miast i gmin, prawie 2.25 mln mieszkańców. GZ Energii Elektrycznej składa się także z podmiotów które nie są częścią Metropolii. W roku 2019 w przetargu na zakup prądu grupa liczyła 73 zamawiających, skupiających 289 jednostek. Skutkiem sukcesu GZ energii, powstała GZ Gazu – zgodnie z przeprowadzoną analizą, na wspólnych zakupach gminy zaoszczędzą łącznie ponad 3 miliony złotych.

Działając w Grupach Zakupowych można – bez wkładu inwestycyjnego – osiągnąć dodatkowe korzyści. Po pierwsze – oszczędzić na cenie zakupu, Po drugie – prowadząc jedno skomasowane działanie jako grupa, a nie jajko pojedyncze gminy osiąga się korzyści operacyjne. Po trzecie – z racji nabytych doświadczeń tworzy się swoisty „help desk” dostęp do specjalistycznej wiedzy służący członkom Grupy Zakupowej.

To jeszcze nie koniec, w GZM myśli się o stworzeniu kolejnych Grup Zakupowych w tym – wzorem krakowskiego KHK – Grupy Zakupowej samochodów elektrycznych.

Witold Śmiałek, Członek Zarządu Krakowskiego Holdingu Komunalnego S.A. podkreślił, że taka forma współpracy to doskonałe narzędzie do oszczędzania publicznych pieniędzy w trakcie zakupów rozmaitych usług czy środków. W ramach Grup Zakupowych, w sposób naturalny postępować będzie dalsza integracja – każdy z członków widzi, że efekt skali przynosi wymierne korzyści.

Działające w ramach KHK Grupy Zakupowe Energii i Gazu przynoszą efekty w postaci obniżonych cen w stosunku do wyjściowych ofert rynkowych nawet o 20-30 procent. KHK rozważa utworzenie Grupy Zakupowej urządzeń do składu energii biernej.

Jednak najbardziej ciekawym przykładem GZ jest GZ Elektromobilności. Realizując zapisy ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych (która nakłada na samorządy mn. obowiązek wymiany floty i posiadania min. 10% pojazdów zeroemisyjnych oraz wprowadzenia stref czystego transportu) KHK zdecydowało się na najem samochodów.

Po rozpatrzeniu różnych formy nabycia samochodów elektrycznych uznano, że zakup wciąż droższych od konwencjonalnych odpowiedników byłoby ryzykowne i obciążony nadmiernymi kosztami. Przyjęto więc rozwiązanie w postaci najmu wozów na okres trzech lat. Po pierwszym roku użytkowania ten model wydaje się sprawdzać – partner zarządzający flotą naprawia i wymienia uszkodzone samochody, co minimalizuje koszty ponoszone przez miasto.

Z punktu widzenia dostarczyciela usług wypowiedział się Paweł Rajch – Kierownik Biura Sprzedaży Mediów Klientom Instytucjonalnym.

Ze strony wykonawcy – sprzedawcy energii elektrycznej – podkreślił kilka istotnych elementów związanych z postępowaniem w zakupie energii elektrycznej.

Pierwszym jest skala grupy – największym postępowaniem jest Górnośląsko-Zagłębiowska Metropolia.  Kolejnym – uczestnicy postępowania i ich kondycja finansowa. Chodzi o to, by obie strony – zamawiający jak i wykonawca – odnosili ze współpracy wzajemne korzyści. Prócz ceny ważne są także inne aspekty – na przykład środowiskowe.  Samorządy często szukają energii pochodzącej z odzyskiwanych źródeł energii.

Grupy Zakupowe są dobrym sposobem na stworzenie mocnej odbiorcy pozycji na rynku. Znacząco zwiększają możliwości negocjowania i osiągania korzystnych cen za nabywane usługi. Oferują niższe koszty zakupu materiałów i usług oraz niższe koszty operacyjne, związane z funkcjonowaniem działów zamówień.

Należy tworzyć Grupy Zakupowe, by lepiej wykorzystać pieniądz publiczne – spuentował Witold Śmiałek.