Helping refugees: the importance of effective communication and awareness

19 April 2023

Authors: Oksana Pestrykova, Oleksandr Pestrykov, Ukrainian House in Warsaw / Our Choice Foundation

Gaining confidence in the legality of the stay after crossing the border was and is one of the basic needs of people who have found refuge in Poland. This confidence makes them feel some stability.

Already on March 4, 2022, for the first time in history the European Council activated the Temporary Protection Directive. It became the basis for the law “On assistance to citizens of Ukraine”, which regulates most issues related to the stay of persons fleeing the war. As for now, there have been nine amendments to this law, which in such conditions were normal and expected, since the moment of the onset of war and its immediate consequences can never be predicted, and, therefore, it is necessary to act in accordance with the needs that arise.

The paradox of the situation is that by solving problems and trying to simplify and facilitate refugees’ stay, the state increases the “information noise”, which in the eyes of the beneficiary of assistance only increases the uncertainty and temporary nature of his situation.

Therefore, one of the biggest problems is to ensure sufficient awareness of the recipient of assistance and the need to take care of the adequacy of communication. Without effective assistance, it is impossible without over-the-way communication, and this remains an urgent problem even after a year.

For more than a year, the Office of the UN High Commissioner for Refugees has been conducting monthly surveys in Poland. Every month the same questions are asked – from which region you come from, where do you live in Poland, have you found a job, do your children go to a Polish school, etc. During the year, the answers to these questions were different. Over time, people began to rent housing, found jobs and sent their children to school. However, there is one question where the distribution of respondents’ answers for the year has not changed at all. This is a question of sources of information about life, work and legal stay in Poland. Almost 69% in February 2022 and 66% in February 2023 drew information from social media. Every third received information from other refugees.

In these sources, it is not often possible to find information from the portals of official administrations, authorities, departments, etc. However, you can hear rather strange things like “freezing the PESEL UKR number”, forced deportation to Ukraine, incorrect lists of documents and harmful advice on relations with various services, police and departments, etc. In sources with unverified information, there is a high risk not only of providing false information, but also of misinterpretation of changes, which can lead to social tension. For example, recent amendments to the Law on Assistance to Citizens of Ukraine, designed to minimize the receipt of social benefits by persons to whom they do not belong, are translated as an attempt to take away payments from all refugees. In May 2022, when many Ukrainian citizens were unable to travel due to legal conflicts, instead of th information that the government was underway to implement safe and secure travel documents, refugees were receiving the information that they were prohibited from leaving Poland.

The Polish state and authorities seek to alleviate the situation of refugees, but its mode of communication remains invisible to the recipient of this assistance, and the methods of informing are ineffective and not so popular.

In fact, non-governmental organizations can play an important and positive role in solving this problem. For example, they most often use social networks as a channel of information, from which, as we remember, refugees most often take information, so cooperation between non-governmental organizations and public authorities in timely and adequate informing of refugees would be appropriate and productive.

In major cities of Poland, there are consultation points that, before the full-scale war, were helping migrants to advise themselves on bureaucratic procedures. After February 24 they had expanded their activities to people fleeing the war in Poland. They have resources to help people, but very often they themselves need timely and high-quality information from departments, authorities, etc. Enhanced cooperation between authorities and NGOs could ensure more efficient displacement of relevant information, which in turn would improve service delivery and communication with the public.

This shows the importance of interaction not only between different levels of authorities, local self-government, but also all actors who are actively involved in helping people fleeing the war in Poland.

The article was prepared as part of the project “4Ukraine. Migration challenges: lessons from Poland and Germany” of the “Bridges of the Future. Poland and Germany for Ukraine” of the Foundation for Polish-German Cooperation. The project is financed by the Federal Foreign Office of Germany.

Допомога біженцям: важливість ефективної комунікації та інформаційної підтримки

Оксана Пестрикова, Олександр Пестриков Український Дім у Варшаві / Фундація Наш вибір

Отримання впевненості у легальності власного перебування після перетину кордону була і є однією з базових потреб людей, які знайшли прихисток на території Польщі. Ця впевненість дає можливість відчути хоча б якусь стабільність.

Уже 4 березня 2022 р. Європейська Рада вперше в історії активувала Директиву про тимчасовий захист. Вона стала основою для закону «Про допомогу громадянам України», який регулює більшість питань пов’язаних з перебуванням осіб, які рятуються від війни. На сьогодні відбулося дев’ять змін до цього закону, що у таких умовах було нормально і очікувано, оскільки момент настання війни та її безпосередні наслідки ніколи не можна передбачити, а, отже, слід діяти відповідно до потреб, які виникають.

Парадокс ситуації полягає у тому, що розв’язуючи проблеми і прагнучи спростити та полегшити біженцям перебування, польська держава збільшує «інформаційний шум», який в очах бенефіціара допомоги тільки підсилює невизначеність та тимчасовість його становища.

Тому однією з найбільших проблем залишається забезпечення достатньої поінформованості адресата допомоги і необхідність подбати про адекватність комунікації з ним. Без Ефективна допомога неможлива без надлежної комунікації, і це залишається актуальною проблемою навіть через рік.

Вже понад рік Бюро Високого Комісара ООН з питань біженців проводить у Польщі щомісячні опитування. Кожного місяця ставляться ті ж самі запитання – з якого регіону ви приїхали, де проживаєте в Польщі, чи знайшли ви роботу, чи ходять ваші діти до польської школи тощо. Протягом року на ці питання відповіді були різними. З часом люди почали орендувати житло, знайшли працю і віддали дітей до школи. Проте є одне питання, де розподіл відповідей респондентів за рік взагалі не змінився. Це питання щодо джерел інформації про життя, працю і легальне перебування у Польщі. Майже 69% у лютому 2022 р. і 66% у лютому 2023 р. черпали інформацію із соціальних мереж. Кожен третій отримував інформацію від інших біженців.

У цих джерелах не часто можна знайти інформацію з порталів офіційних адміністрацій, органів влади, управлінь тощо. Проте можна почути про досить дивні речі як про «заморожування номеру PESELUKR», примусову депортацію в Україну, неправильні переліки документів та шкідливі поради щодо взаємовідносин з різноманітними службами, поліцією і управліннями тощо.

У джерелах з неперевіреною інформацією є високий ризик не лише подання неправдивої інформації, а й неправильного трактування змін, що може призводити до соціального напруження. На приклад, останні зміни до закону Про допомогу громадянам України покликані мінімізувати отримання соціальних виплат особами, яким вони не належать, транслюються як спроба відбирання виплати у всіх біженців. У травні 2022 року, коли багато громадян України через правові колізії, не мали можливості подорожувати, замість своєчасної інформації про те, що проводиться робота над впровадженням безпечних і захищених документів подорожі, поширювалася інформацію, що біженцям забороняють виїжджати з Польщі.

Польська держава і органи влади прагнуть полегшити становище біженців, але її спосіб комунікації залишається невидимим для адресата цієї допомоги, а методи інформування виявляються недієвими і мало популярними.

Власне у розв’язанні цієї проблеми можуть відіграти важливу і позитивну роль неурядові організації.Вони, наприклад, найчастіше як канал інформування використовують саме соціальні мережі, з яких як ми пам’ятаємо найчастіше й беруть інформацію біженці, тому співпраця між неурядовими організаціями та органами публічної влади у справі своєчасного і адекватного інформування біженців була б доречною та продуктивною.

У великих містах Польщі існують консультаційні пункти, які до повномасштабної війни допомагають мігрантам порадити собі з бюрократичними процедурами, а після 24 лютого розширили свою діяльність на осіб, які рятуються від війни у Польщі. Вони мають ресурси, щоб допомагати людям в інформуванні, але дуже часто самі потребують своєчасної та якісної інформації від управлінь, органів влади тощо. Поглиблена співпраця між органами влади та неурядовими організаціями могла б забезпечити більш ефективний обіг необхідної інформації, що у свою чергу сприяло б поліпшенню надання послуг та комунікацією з населенням.

Це показує важливість взаємодії не лише між різними рівнями органами влади, місцевого самоврядування, а й усіма суб’єктами, які активно заангажовані у допомогу особам, які рятуються від війни у Польщі.

Стаття підготовлена в рамках проекту «4Ukraine. Міграційні виклики: уроки з Польщі та Німеччини» проекту «Мости майбутнього. Польща та Німеччина для України» Фонду польсько-німецької співпраці. Проект фінансується Федеральним міністерством закордонних справ Німеччини.