Cyfrowa transformacja samorządu 

Rok 2020 był wyjątkowy – transformacja cyfrowa przyspieszyła o kilka lat. Jak Pani/Pan ocenia stan informatyzacji urzędu? Funkcjonowanie których usług dla mieszkańców udało się najbardziej usprawnić poprzez informatyzację? Czy uczestniczą Państwo obecnie w jakimś programie cyfrowej transformacji urzędu, np. na poziomie regionu lub wdrażanym samodzielnie?

W katowickim urzędzie, dzięki wysiłkom służb informatycznych, mamy taką sytuację, że prawie każdy urzędnik (za wyjątkiem pracujących z systemami państwowymi) może mieć w trakcie pracy zdalnej dostęp do potrzebnych programów i dokumentów. Dzięki zakupionym w 2020 r. komputerom typu laptop i All-In-One, większość pracowników urzędu pracujących zdalnie korzysta ze sprzętu służbowego, a kupiony system MS Office 365 pozwala na organizację spotkań online. Zmodyfikowaliśmy też system do prowadzenia sesji i posiedzeń komisji Rady Miasta.

W 2020 r., w związku z ograniczeniem możliwości osobistego załatwiania spraw w urzędzie, skupiono się na zapewnieniu naszym klientom możliwości załatwiania spraw przez Internet tam, gdzie z powodu braku formularzy elektronicznych nie było to możliwe. Udostępniliśmy tzw. usługi hybrydowe, które polegają na możliwości złożenia wniosków z wykorzystaniem „pisma ogólnego” i dołączanych do niego wniosków w formacie pdf.

Przede wszystkim zauważalna jest transformacja informatyczna w zakresie edukacji poprzez wdrożenie zdalnego nauczania. Jako samorząd podejmowaliśmy działania mające na celu zaopatrzenie najbardziej potrzebujących w sprzęt komputerowy oraz pomagaliśmy naszym placówkom oświatowym w zorganizowaniu zdalnych lekcji. Odczuwalne jest także zwiększenie aktywności przyjmowania wniosków poprzez skrzynkę podawczą ePUAP oraz szerszy zakres korzystania z rozwiązań cyfrowych przy Powszechnym Spisie Rolnym 2020, co zaowocowało nawet nagrodami przyznanymi w konkursie Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego na gminę o najwyższym odsetku spisanych gospodarstw rolnych w kanale samospisu. Uczestniczymy także w projekcie e-usług, Rozwój cyfrowych e-usług województwa podlaskiego na poziomie regionalnym.

Rozwój technologii oraz takie zdarzenia jak pandemia stawiają ogromne wyzwania przed samorządami. W ramach rozwoju miasta w koncepcji smart city Miasto Poznań zadecydowano o zainicjowaniu Programu Transformacji Cyfrowej, który szeroko rozpatruje rozwój miasta i usług w kontekście transformacji cyfrowej. Recepta na poprawę jakości życia to formuła złożona, oparta na dobrej komunikacji, zrozumieniu potrzeb mieszkańców, wzajemnym szacunku. Poznański model smart city to też nacisk na technologie – a technologie to narzędzia, dzięki którym kontaktujemy się ze sobą, załatwiamy sprawy w urzędach albo szukamy pomocy. Sukcesywnie rozwijamy e-usługi, są to m.in.: chatbot, elektroniczny system rezerwacji wizyt, system głosowania na projekty Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego, płatność za podatki online. Warto również wspomnieć o aplikacji Smart City Poznań, dzięki której użytkownicy otrzymują komunikaty np. o utrudnieniach na drogach, awariach, ostrzeżeniach meteorologicznych. Aplikacja pozwala też zgłosić dowolny problem służbom miejskim lub zaproponować miejską inicjatywę. Obecnie Miasto uczestniczy w europejskiej inicjatywie 100 Inteligentnych Miast, która skupia się m.in. na rozwoju e-usług. W 2020 r. Poznań

Rok 2020 był wyjątkowy jednak raczej w negatywnym tego słowa znaczeniu, a to co wydarzyło się w obszarze rzeczywistości cyfrowej, nie można nazwać transformacją, szczególnie jeśli punktem odniesienia jest JST. Aktualny stan informatyzacji Urzędu można ocenić pozytywnie. Urząd dysponuje nowymi technologiami, które pozwalają bezpieczne i elastyczne wykonywać powierzone zadania. Cała infrastruktura systemu teleinformatycznego Urzędu jest stale aktualizowana i unowocześniana co pozwala nadążyć za stale zmieniającymi się wymaganiami i standardami w obszarze nowych technologii. Jednocześnie sposób zarządzania systemem oraz dobre podejście do planowania architektury systemu pozwoliło uniknąć wielu problemów przy zetknięciu z nową rzeczywistością zdalną. Pracownicy mają możliwość uczestnictwa w szkoleniach zdalnych, a także posiadają narzędzia pozwalające na organizowanie spotkań zdalnych z jednostkami i podmiotami zewnętrznymi. W odniesieniu do aktualnej sytuacji epidemicznej, można zauważyć, że mieszkańcy mogą w swobodny sposób kontaktować się z naszym Urzędem za pomocą środków komunikacji elektronicznej. W sprawach codziennych dot. sytuacji i problemów występujących na mieście mieszkańcy mogą zgłaszać problemy za pomocą dedykowanego do tego celu formularza dostępnego na stronie internetowej Urzędu Miasta, a także adresu mailowego, który dociera do osób merytorycznych (decyzyjnych) zgodnie z właściwością sprawy. To pozwala na maksymalne skrócenie czasu reakcji na zaistniały problem. Systemem, który pozwala mieszkańcom bez wychodzenia z domu załatwić sprawy urzędowe jest funkcjonujący w jednostce System Elektronicznej Komunikacji Administracji Państwowej oraz ePUAP, które pełnią funkcję elektronicznej skrzynki podawczej. Za pomocą tych narzędzi, mieszkaniec może skorzystać z szeregu usług elektronicznych pozwalających na załatwienie lub rozpoczęcie realizacji – ponieważ przepisy szczegółowe wymagają wizyty w Urzędzie – swojej sprawy. Podczas ubiegłego roku dwukrotnie doposażono uczniów piekarskich szkół w sprzęt komputerowy pozwalający na prowadzenie nauki w trybie zdalnym w ramach programu Zdalna szkoła i Zdalna szkoła+. Łącznie dostarczono do piekarskich uczniów 71 laptopów i 21 tabletów. Urząd Miasta jako jednostka zrealizował również projekt, w którym dostarczył sprzęt komputerowy do nauki zdalnej dla dzieci umieszczonych w pieczy zastępczej. W ramach projektu dostarczono 70 laptopów i 18 urządzeń drukujących. Aby usprawnić obsługę mieszkańca, który zdecyduje się na wizytę w Urzędzie uruchomiono także instalacje, które mogą usprawnić niektóre aspekty jego wizyty. Pierwszą z nich jest opłatomat, ułatwiający mieszkańcom, którzy nie posiadają bankowości elektronicznej lub nie chcą z tej formy płatności korzystać, regulowanie opłat po przyjściu do Urzędu, bez konieczności wizyty w kasie. Kolejnym systemem, który pozwala na efektywniejsze regulowanie ruchu i obsługi mieszkańca jest system do zamawiania wizyt w Urzędzie. System pozwala na umówienie wizyty w sposób zdalny (poprzez stronę internetową) na konkretną godzinę, co znacząco ogranicza zjawisko tworzenia się tłumu pod drzwiami wydziału merytorycznego – co jak wiadomo w obecnej sytuacji jest zjawiskiem nie pożądanym ze względu na rzeczywistość epidemiczną. Dodatkowo, system pozwala także skrócić czas obsługi każdego mieszkańca. W jednostce funkcjonuje również usługa Paybanet, umożliwiająca dokonanie opłaty za usługi elektroniczne, których wystawcą jest Urząd Stanu Cywilnego. Poza wymienionymi przykładami realizacji usług dla mieszkańców w oparciu o środki komunikacji elektronicznej, Urząd Miasta uczestniczy w projekcie realizowanym przez Górnośląsko-Zagłębiowską Metropolię GZM DataStore, który ma na celu udostępnianie danych z podmiotów publicznych dla wszystkich zainteresowanych, innych jednostek funkcjonujących w przestrzeni publicznej a także dla sektora małych i średnich przedsiębiorców. Na bazie udostępnionych danych ww. podmioty będą mogły prowadzić analizy biznesowe i wykorzystać je w rozwoju swoich przedsiębiorstw. Na koniec, należy wspomnieć, że aktualnie prowadzony jest projekt doposażenia Zespołu Szkół nr 1 (szkoła średnia o profilu technicznym) w sprzęt komputerowy za prawie 1 mln zł, który pozwoli znacząco usprawnić kilkanaście pracowni w nowe technologie takie jak: sprzęt komputerowy, sprzęt audiowizualny, drony i drukarki 3D, a także zestawy do nauki zawodów.

Miasto Suwałki uczestniczyło w latach 2014-2020 w projekcie Wdrażania usług elektronicznych dla ludności województwa podlaskiego razem z 129 partnerami. W ramach tego przedsięwzięcia uruchomiliśmy szereg usług elektronicznych. Rok 2020 nie był w tej mierze rokiem szczególnym pod względem uruchamiania nowych usług. Natomiast nastąpił znaczny wzrost komunikacji elektronicznej na linii Urząd – Mieszkaniec.

W ubiegłym roku skupiliśmy się na uruchomieniu elektronicznych rezerwacji wizyt w wydziałach w których z powodów pandemii gromadziły się znaczne grupy klientów. Wdrożyliśmy systemy kolejkowe  w Wydziale Komunikacji oraz Urzędzie Stanu Cywilnego. Pozwoliło nam to upłynnić ilość osób przebywających w urzędzie.

Znaczny, jeżeli nie rekordowy rozwój zanotowaliśmy we wdrażaniu usług pracy na odległość. Pandemia wymusiła na nas uruchomienie możliwości pracy zdalnej pracowników jak również wideokonferencji, szkoleń zarówno pracowników jak i radnych od spotkań komisji na zdalnej sesji kończąc.