Dr Anna Partyka-Opiela
Partner, szef zespołu Compliance
Domański Zakrzewski Palinka Sp.k

Narzędzia informatyczne jako alternatywa dla tradycyjnych kanałów whistleblowingowych

Zbliża się termin implementacji Dyrektywy o ochronie sygnalistów. Nie ustanawia ona wymogów co do kanałów zgłaszania nieprawidłowości pozostawiając zobowiązanym niemalże pełną dowolność w tym zakresie. Korzystną alternatywą dla kanałów takich jak hotline czy dedykowane skrzynki e-mail są narzędzia IT. Dlaczego?

  1. Odciążenie sygnalisty

Efektywność tradycyjnych kanałów whistleblowingowych jest częściowo uzależniona od dobrej znajomości procedury wewnętrznej po stronie sygnalisty. Wiąże się z koniecznością pamiętania o wszystkich wymaganych elementach zgłoszenia, a także alternatywnej ścieżce postepowania w przypadku konfliktu interesów (zaangażowania administratora kanału w proces stanowiący nadużycie).

Platformy wirtualne odciążają sygnalistę – dokonując zgłoszenia wypełnia on formularz, który zawiera niezbędne (a także dodatkowe – ułatwiające postępowanie wyjaśniające) elementy. Istnieje także możliwość automatycznego wyłączenia osób wskazanych w zgłoszeniu z procesu jego weryfikacji.

  1. SPEŁNIENIE WYMOGÓW REGULACYJNYCH I ODCIĄŻENIE ORGANIZACJI

Dyrektywa nakłada na organizacje z sektora prywatnego i publicznego szereg wymogów związanych z implementacją systemu whistleblowingowego – wśród najważniejszych należy wskazać konieczność udzielenia sygnaliście feedbacku w przeciągu 7 dni od otrzymania zgłoszenia, zapewnienie poufności danych sygnalisty i osoby objętej zgłoszeniem, właściwą ochronę danych osobowych, a także obowiązek prowadzenia rejestru zgłoszeń. Charakter i rozproszenie tych obowiązków wiąże się z wyzwaniami organizacyjnymi dla podmiotu – narzędzia informatyczne pozwalają natomiast jednocześnie sprostać im wszystkim.

Platformy wskazują dokładny czas dokonania zgłoszenia, umożliwiają automatyczne przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, rejestrują zgłoszenia jednocześnie je kategoryzując i ułatwiają działanie w zgodzie z przepisami RODO.

Obsługę platformy można outsourcować, zapewniając wstępną weryfikację zgłoszenia przez podmiot zewnętrzny co pozwala dodatkowo zmniejszyć nakłady czasowe i organizacyjne po stronie zobowiązanego.

  1. CIĄGŁOŚĆ KOMUNIKACJI Z SYGNALISTĄ

Z perspektywy postępowania wyjaśniającego istotne może okazać się zostanie w kontakcie z sygnalistą – pracownicy obsługujący zgłoszenie mogą chcieć prosić o sprostowanie lub uzupełnienie objętych nim informacji, prawdopodobne jest też, że sygnalista będzie miał wiedzę o poczynaniach naruszyciela podjętych po dokonaniu zgłoszenia.

Platforma ułatwia proces komunikacji, zapewniając, że wiadomość od prowadzącego postępowanie na pewno dotrze do adresata i nie zgubi się w gąszczu maili w skrzynce sygnalisty (może się też zdarzyć że ten utworzy dla swojego komfortu fikcyjny adres wyłącznie na potrzeby zgłoszenia i po przekazaniu informacji o nadużyciu przestanie do takiej skrzynki zaglądać).

Co więcej wiadomości jawne są dla wszystkich osób prowadzących wspólnie postępowanie wyjaśniające, co znacząco ułatwia pracę nad wyjaśnieniem zgłoszenia.

  1. USER EXPERIENCE

Korzystanie z platform whistleblowingowych jako kanałów zgłaszania nieprawidłowości pozwala przenieść na grunt tego procesu założenia UX Design. Powołując się na opinię wyrażoną w Oxford Journal – Interacting With Computers – „celem UX Design w biznesie jest podniesienie satysfakcji i lojalności klienta (przyp. w tym przypadku – sygnalisty) poprzez użyteczność, łatwość korzystania i przyjemność z interakcji z produktem”. Wykorzystanie przyjaznego, przejrzystego narzędzia wpłynie korzystnie na poczucie komfortu i bezpieczeństwa po stronie sygnalisty.

Zagwarantowanie możliwości dokonywania i obsługi zgłoszeń poprzez wirtualną platformę pociąga za sobą szereg korzyści tak dla sygnalisty, jak i organizacji – kształtuje poczucie zaufania do systemu whistleblowingowego, ułatwia postępowanie wyjaśniające i jest efektywne organizacyjnie. Wszystko to sprawia, że narzędzia informatyczne stają się najbardziej pożądanym (i korzystnym) sposobem zgłaszania nieprawidłowości.